W dynamicznym świecie biznesu, efektywne zarządzanie procesami i zadaniami jest kluczowe dla osiągnięcia sukcesu. Jednym z narzędzi, które znacząco wspiera optymalizację pracy w firmie jest system obiegu dokumentów i spraw, czyli workflow. Cyfryzacja i automatyzacja w biznesie jest czymś, czego z pewnością nie unikniesz jako przedsiębiorca.
Choć dzisiaj większość firm bazuje na starych narzędziach, analogowych systemach i archaicznych wręcz sposobach archiwizacji dokumentów, to nowe technologie w tym obszarze nie są wcale fanaberią. Im szybciej poznasz korzyści płynące z wykorzystania technologii informatycznych w biznesie, tym szybciej zoptymalizujesz pracę swojego zespołu, a w ślad za tym zmniejszysz koszty i zyskasz więcej cennego czasu.
Czym jest system workflow?
System workflow to narzędzie informatyczne, które automatyzuje, monitoruje i zarządza przepływem dokumentów, zadań oraz informacji w organizacji. Głównym celem jest usprawnienie procesów biznesowych poprzez zdefiniowanie kroków, jakie muszą zostać wykonane oraz przypisanie odpowiedzialności za ich realizację. Obieg dokumentów i spraw pozwala na kontrolowanie i optymalizację zadań, co prowadzi do zwiększenia efektywności i redukcji kosztów operacyjnych.
W jakiego typu firmie sprawdzi się system workflow?
Specjaliści od wdrażania systemów workflow wskazują na kilka ważnych aspektów, które warto wziąć pod uwagę przy decyzji o wprowadzeniu do firmy tego typu oprogramowania.
Liczba pracowników, dla których warto wdrożyć workflow to już nawet 20 osób, a niektórzy podają wręcz liczbę 10 osób, szczególnie pracujących w trybie pracy zdalnej (home office). Przyjmuje się, że budżet, który trzeba założyć na wdrożenie systemu workflow to minimum 30 tysięcy netto złotych, przy czym w tej kwocie może być mowa jedynie o podstawowych funkcjonalnościach. Przy budżecie 100 tysięcy można już myśleć o efektywnym wdrożeniu systemu, choć są i firmy, które w takie rozwiązanie inwestują znacznie większe pieniądze.
Elektroniczny system obiegu dokumentów będzie wydajny i pomocny w zasadzie w każdej firmie. Zazwyczaj zakłada się, że workflow wspiera procesy wewnętrzne (faktury kosztowe, urlopy, zapotrzebowania, akceptacje), ale równie dobrze wdrożeniem można objąć obsługę klientów (reklamacje, wsparcie/suport). Nie ma przeszkód aby procesy angażowały podwykonawców (biura rachunkowe, prawników, kontraktorów). To otwiera drogę do nieograniczonych optymalizacji.
Korzyści biznesowe wynikające z wdrożenia systemu workflow
Oto konkretne korzyści, jakie przyniesie Twojej firmie wdrożenie systemu workflow, czyli elektronicznego obiegu dokumentów.
- Zwiększenie efektywności operacyjnej
System workflow automatyzuje rutynowe zadania, co pozwala pracownikom skupić się na bardziej wartościowych czynnościach. Dzięki zdefiniowanym procesom i jasnym instrukcjom, czas potrzebny na wykonanie poszczególnych zadań jest krótszy, a liczba błędów minimalizowana. To z kolei prowadzi do ogólnego wzrostu produktywności.
- Poprawa komunikacji wewnętrznej
Workflow usprawnia komunikację między działami i pracownikami, eliminując problemy związane z brakiem informacji lub niejasnymi instrukcjami. System automatycznie powiadamia odpowiednie osoby o zadaniach do wykonania, terminach oraz wszelkich zmianach w procesach. Przejrzystość komunikacji przekłada się na lepszą współpracę i szybsze rozwiązywanie problemów.
- Łatwiejsze monitorowanie i kontrola procesów
System workflow daje możliwość śledzenia postępu prac w czasie rzeczywistym. Managerowie mogą na bieżąco monitorować status zadań, identyfikować tzw. „wąskie gardła” i je eliminować. Dzięki temu, firma może reagować na problemy zanim staną się one poważnymi przeszkodami w realizacji celów biznesowych.
- Zwiększenie zgodności z regulacjami
Wiele branż podlega rygorystycznym regulacjom i standardom. Workflow pozwala na łatwiejsze utrzymanie zgodności z wymaganiami prawnymi, bo system dokumentuje każdy etap procesu oraz przechowuje wszelkie niezbędne dane. To ułatwia np. audyty oraz minimalizuje ryzyko związane z nieprzestrzeganiem przepisów.
- Optymalizacja kosztów
Automatyzacja procesów i redukcja błędów przekładają się na niższe koszty operacyjne. Mniej czasu spędzanego na usuwaniu nieprawidłowości i manualnym wykonywaniu rutynowych zadań oznacza oszczędności finansowe. Lepsze zarządzanie zespołem i materiałami prowadzi też do bardziej efektywnego wykorzystania dostępnych zasobów w firmie.
Bądź liderem w nowoczesnej firmie. System workflow Dew-X
System workflow to dzisiaj synonim nowoczesności w zarządzaniu dokumentacją i procesami w firmie. Jeśli chcesz być liderem i prowadzić nowoczesne przedsiębiorstwo, to wprowadzenie cyfryzacji i automatyzacji w firmie będzie wyrazem twojego postępu. Zmniejszenie kosztów i zwiększenie sprzedaży mogą być pozytywnym „skutkiem ubocznym” wprowadzenia systemu workflow w organizacji, a to z kolei szansą na jeszcze szybszy rozwój twojego biznesu.
Dew-X jest bezpłatnym, prostym, intuicyjnym narzędziem do tworzenia i zarządzania obiegiem dokumentów, spraw i zadań oraz archiwum plików. Ponieważ jest platformą low-code możesz błyskawicznie wdrożyć go w swojej firmie w wersji dostępnej w chmurze. To bezpłatne narzędzie może być używane również do celów komercyjnych. Jest też dostępna wersja PRO business, która poza dodatkowymi funkcjonalnościami i cechami może zostać zainstalowana na Twoim własnym serwerze.
Jeśli masz więcej pytań lub chcesz poznać możliwości systemu Dew-X, skontaktuj się z zespołem ekspertów.
Dew-X – kontakt
email: hello@dew-x.com
strona www: https://dew-x.com/pl/
materiały Dew-X
